7 Passos para escrever um email nota 10!

Olá caro Leitor!

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Este artigo possui sete dicas para que você possa escrever um email com excelência.

Atualmente vivemos em dias corridos e, por isso a comunicação tem se transformado em ciência. Temos que tomar o cuidado de transmitir aquilo que realmente queremos, evitando que a comunicação saia destorcida e acabe gerando discordâncias entre as partes.

Alêm disso, somos bombardeados com milhares de informações por todo o dia, e algo que pode ser importante pode passar despercebido.

Pensando nessas horas, a 4Works Soluções em Informática criou este artigo com a intenção de passar algumas dicas que serão úteis no dia a dia no envio de emails.

Veja abaixo as nossas dicas para que você possa escrever um email com excelência!

 
CAMPO <PARA> E CAMPO <CÓPIAS>
A grande primeira preocupação para um excelente email, são seus reais destinatários.
É muito importante que você utilize o campo <PARA> apenas para o responsável pelo assunto.
De preferência para uma ou, no máximo, duas pessoas, que devem ser aquelas que deverão te responder.
Os campos de <CC> cópia e <CCO> cópia oculta, devem ser utilizados a todos os interessados que não terão a obrigação de resposta, e estão ali apenas como acompanhantes.
É muito importante respeitar esses campos, pois muitas pessoas utilizam filtros com estes campos e, se utilizados de forma incorreta, podem gerar problemas de comunicação.

ASSUNTO, O CAMPO MAIS IMPORTANTE
De longe, o assunto é a informação mais importante da sua mensagem.
Com a quantidade de emails que somos bombardeados todos os dias, é o assunto que vai mostrar a necessidade e prioridade daquele email ser aberto e lido.
O assunto também é responsável por facilitar a vida das futuras consultas. Por isso além de ser claro e objetivo, o assunto deve contar o resumo do que está por vir no corpo do email.
Alguns segundos pensando em um assunto bem feito, pode economizar bons minutos quando você precisar daquele email futuramente.
Uma boa dica é definir o assunto depois que o email estiver pronto.

SEJA GENTIL NA SAUDAÇÃO
Inicie um email, uma resposta ou encaminhamento sempre com saudações.
A utilização de saudações como:

  • “Olá Sr. Fulano, tudo bem?”
  • “Caro Sr. Ciclano, como vai?”
  • “Prezada Sra. Beltrana, bom dia.”

Além de demonstrarem gentileza e cordialidade, mostram que você é uma pessoa educada e respeita o tempo que o outro gastará ao ler sua mensagem.

SEJA BREVE E CLARO
Imagine que você chega em casa e após checar sua correspondência encontra uma carta lacrada.
Quando você abre a carta, se depara com três folhas frente e verso de puro texto.
Seja sincero… Você lerá tudo na hora?
As chances de você não ler são altíssimas…não será diferente com seu email.
É importante que você foque suas palavras no que você pretende comunicar, seja breve, seja claro e específico.
Se você tiver mais de um assunto para tratar com a pessoa, mande outro email, mas não deixe que um email contenha demasiada informação a ponto do leitor deixar seu email “para depois” ou simplesmente descartá-lo.

EVITE ABREVIAÇÕES E ERROS ORTOGRÁFICOS
“Herrar é umano”, mas não utilizar corretores ortográficos é preguiça.
Existem momentos que a correria do dia a dia faz com que pisemos na bola com o português e utilizemos abreviações e palavras erradas.
Não existe mal em errar, mas existe mal em não corrigir.
A grande maioria dos softwares de clientes de emails de hoje, se não todos, possuem corretores ortográficos na hora de se escrever um email.
Corrigir seu email antes de enviar pode te salvar de grandes constrangimentos, além de fortalecer sua imagem positiva.

REVISÃO
Quanto maior a importância do email, maior o tempo que você deverá gastar com sua revisão.
Escrever pode não ser a tarefa mais fácil na criação do email, mas após algumas revisões você certamente vai encontrar formas melhores de se expressar, palavras que darão mais sentido ao assunto, erros de concordância que serão corrigidos.
Não é a toa que jornais e revistas possuem profissionais dedicados apenas a essa etapa.
Em alguns casos vale pedir para um amigo para que faça a revisão da mensagem, assim, uma outra pessoa pode dar sua opinião e oferecer possíveis mudanças.

CONTATO E ASSINATURA
Facilite seu contato!
Pessoas gostam de encontrar com facilidade o contato de outras quando é necessário.
A melhor forma disso é facilitar seus contatos na sua assinatura.
É importante que você deixe os itens abaixo na assinatura do seu email. Isso facilitará qualquer contato que ele precise fazer com você.

  • Empresa e departamento que trabalha;
  • Nome completo;
  • Telefone Comercial com ramal;
  • Telefone Celular (se necessário)
  • Website

Esperamos que essas informações sejam úteis na hora de escrever um email.

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Grande Abraço e até a próxima.